Секретарь руководителя

Обязанности:
• принимать на рассмотрение и подпись руководителю входящую и исходящую корреспонденцию, электронную почту, факсимильные сообщения, договоры, проекты приказов и распоряжений, служебные и докладные записки и др. служебные документы;
• служебные записки, в соответствии с резолюцией руководителя, копировать и раздавать под роспись исполнителям, с последующей подшивкой в дело;
• следить за своевременным рассмотрением передаваемых руководителю на подпись документов, обеспечивать их качественное редактирование;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, а в его отсутствие записывать все телефонные сообщения для последующего доклада;
• организовывать вызов сотрудников музея к руководителю и вести запись посетителей;
• выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения);
• принимать, передавать и регистрировать факсимильные сообщения;
• ежедневно принимать и отправлять электронную почту;
• печатать по указанию руководителя служебные документы;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавая условия, способствующие эффективной работе руководителя;
• следить за чистотой и порядком в кабинете директора и приемной;
• составлять списки для поздравления с праздниками, юбилейными и памятными датами;
• отслеживать местонахождение водителя и вызывать его по указанию руководителя;
• функция по административному обеспечению командировок: заказ и покупка ж/д билетов и авиа билетов, бронирование номеров гостиниц; - выполнять отдельные поручения руководителя и заведующей Общим отделом.
Требования:
• Внимательность, аккуратность, отсутствие вредных привычек, опыт работы в бюджетной сфере
Условия:
• время работы чередуется с 9:00 до 18:00 и с 12:00 до 21:00, перерыв 45 минут