Офис-менеджер по работе с клиентами

Условия:
• Работа в офисе
Обязанности:
• Общение с клиентами: приём входящих запросов (телефон, почта, мессенджеры), первичная консультация по срокам и порядку оказания услуг лаборатории, фиксация пожеланий и передача в работу профильным специалистам.

• Разбор электронной почты и входящей корреспонденции: сортировка по приоритету и исполнителям, контроль сроков ответа, подготовка черновиков писем и шаблонов ответов.

• Ведение общего реестра: актуализация реестра заявок/договоров, контроль статусов, отслеживание этапов выполнения работ, внесение результатов.

• Формирование папок клиентов: создание и структурирование папок (в том числе в сетевой папке/СЭД), подшивка документов по регламенту лаборатории, контроль комплектности, обеспечение конфиденциальности и разграничения доступа.

• Распечатка и подготовка документов СМК к передаче в архив ИЛ.

• Работа в локальной сети и общих папках (сетевые диски, разграничение прав доступа).

• Использование шаблонов документов и внутренних форм лаборатории (готовность строго следовать утверждённым формам).

• Соблюдение требований конфиденциальности и информационной безопасности (не передавать данные третьим лицам, не выносить документы за пределы офиса).

• Готовность к периодической работе с бумажными носителями (печать, подшивка, сканирование).

Требования:
• Образование: среднее профессиональное или высшее (профильное не обязательно).

• Уверенное владение MS Office (Excel — обязательно: сводные таблицы, фильтры, базовые формулы; Word — шаблоны, стили, нумерация).

• Опыт работы с реестрами/базами данных, понимание логики статусов и сроков.

• Знание базовых принципов делопроизводства (регистрация, номенклатура, хранение, сроки хранения).

• Понимание специфики испытательных лабораторий в сфере производственного контроля и специальной оценки условий труда приветствуется, но не обязательно — важна готовность освоить внутренние регламенты лаборатории.